Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Keluar Berbasis Web pada Fakultas Komunikasi dan Informasi Universitas Garut

Nadila Ahmad Yani; Fathia Alisha; An-Nisa Aina Nurwaida

doi:10.55338/justikpen.v6i1.1093

Authors

Nadila Ahmad Yani Universitas Garut
Fathia Alisha Universitas Garut
An-Nisa Aina Nurwaida Universitas Garut

DOI:

https://doi.org/10.55338/justikpen.v6i1.1093

Keywords:

Sistem Informasi, Manajemen Surat, Metode Agile, PHP, MySQL

Abstract

Pencatatan surat keluar mahasiswa di Fakultas Komunikasi dan Informasi (FKOMINFO) Universitas Garut mengalami kendala operasional akibat human error berupa duplikasi dan salah urut penomoran berkas pada Google Sheets. Penyimpanan berkas arsip digitalnya pun masih berserakan di berbagai media penyimpanan pribadi. Penelitian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi surat keluar berbasis web sebagai ruang terpusat yang didedikasikan khusus untuk mengelola dokumen akademik mahasiswa. Sistem dikembangkan menggunakan metode Agile model Scrum guna menjamin proses pembuatan aplikasi berjalan adaptif dan cepat. Sistem dibangun menggunakan Bahasa pemrograman PHP Native, MySQL, dan Bootstrap. Hasil pengembangan menunjukkan sistem e-arsip dengan fitur penomoran otomatis yang presisi memanfaatkan kueri SELECT MAX untuk mencegah duplikasi, serta modul konfirmasi metadata berupa interim modal popup sebelum pengunduhan file mentah berformat .docx secara linear dilakukan. Pengujian menggunakan Black Box Testing menunjukkan seluruh fungsi utama berjalan dengan baik. Sistem ini diharapkan dapat membantu admin prodi dalam mengelola Surat Keterangan Aktif Kuliah, Surat Izin Penelitian, Surat Pengantar KP, Surat Dispensasi, dan Surat Pengajuan Cuti, sekaligus mengurangi risiko kesalahan penomoran berulang di tingkat fakultas.

References

[1] M. P. R. Ratu, P. W. Gunawan, and G. F. Adnyana, “Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat Berbasis Web (Studi Kasus: Lingkungan Internal Universitas Dhyana Pura),” J. Kesehatan, Sains, Dan Teknol., vol. 1, no. 2, pp. 265–270, 2023, doi: 10.36002/js.v1i2.2335.

[2] E. Fuadillah and G. Prawijaya, “PENGEMBANGAN SISTEM OTOMATISASI PENOMORAN SURAT,” vol. 1, no. May, pp. 524–538, 2026.

[3] I. Sodikin and L. F. Lidinillah, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Sebagai,” J. Ris. Tek. Komput., vol. 2, no. 3, pp. 84–89, 2025.

[4] R. Verlidiana Dambus, F. Lidang Witi, and L. Finansius Mando, “Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Menggunakan Metode Agile Di Universitas Flores,” J. JUPITER, vol. 15, no. 01, pp. 217–226, 2023.

[5] M. Zakki Abdillah, E. Lutfina, and A. Nugroho, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Web Di Universitas Nasional Karangturi,” Sci. Technol. Manag. J., vol. 2, no. 2, pp. 62–70, 2022, doi: 10.53416/stmj.v2i2.94.

[6] F. I. Adha et al., “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSURATAN BERBASIS WEB DENGAN KEAMANAN TWO-FACTOR AUTHENTICATION DI POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS,” vol. 10, no. 2, pp. 2236–2242, 2026.

[7] T. Arinta Ardiyono, A. Rezha Efrat Najaf, and A. Saka Fitri, “Rancang Bangun Sistem Informasi Transaksi Berbasis Website Menggunakan Metode Scrum,” JATI (Jurnal Mhs. Tek. Inform., vol. 9, no. 4, pp. 6684–6691, 2025, doi: 10.36040/jati.v9i4.14175.

[8] N. Hadinata and M. Nasir, “Implementasi Metode Scrum Dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan (Study Kasus : Penjualan Sperpart Kendaraan),” J. Ilm. Betrik, vol. 8, no. 01, pp. 22–27, 2017, doi: 10.36050/betrik.v8i01.62.

[9] E. Septi Sendiana, A. Sonita, U. Juhardi, and D. Abdullah, “Sistem Informasi Pembuatan Surat Online Berbasis Website Studi Kasus Di Kelurahan Pintu Batu Kecamatan Teluk Segara Kota Bengkulu,” JATI (Jurnal Mhs. Tek. Inform., vol. 9, no. 6, pp. 9772–9779, 2025, doi: 10.36040/jati.v9i6.15695.

[10] E. A. firdaus Maulana, S. , Rian Dwicahya Supriatman, “Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Menggunakan Metode Agile Dengan Kerangka Kerja Scrum,” Nuansa Inform., vol. 18, pp. 53–67, 2024.

[11] S. P. Kucing, “1) , 2),” vol. 2, pp. 257–265, 2024.